Petit séminaire : Invitez les bonnes personnes !

 

Excellente manière de concilier travail et divertissement grâce aux diverses animations ludiques, le séminaire d’entreprise peut être de petite, moyenne ou grande envergure. Dans tous les cas, sa réussite dépend d’une grande organisation : lieu, durée du séjour, nombre d’invités, profil des invités… lequel justement mérite une attention particulière. Vous allez bientôt organiser un petit séminaire d’entreprise ? Découvrez les personnes à inviter pour un évènement couronné de succès.

Qu’entend-on par petit séminaire d’entreprise ?

Un petit séminaire d’entreprise est un évènement professionnel qui réunit entre 15 et 30 personnes. Généralement, il se déroule en quelques heures, une journée maximum. Un petit séminaire peut revêtir plusieurs formes : séminaire de motivation, séminaire team building, séminaire de formation, séminaire de direction… Quelle que soit sa nature, il se déroule hors des locaux de l’entreprise, le plus souvent dans un espace atypique avec des activités incentives soigneusement choisies pour marquer les esprits.

La clé d’un séminaire réussi, c’est l’organisation :

Comme on l’a mentionné plus haut, une grande organisation est de rigueur pour assurer le succès de tout évènement professionnel (et personnel). Contrairement aux idées reçues, plus un évènement est de petite envergure, plus il requiert une attention de toutes les minutes, notamment sur les personnes à inviter.

Imaginez le scénario. Vous organisez un séminaire de formation de 20 personnes sur les nouvelles techniques marketing adoptées par l’entreprise. Seulement, vous avez invité des personnes issues du service comptabilité. À coup sûr, aucun des invités ne participera à la réunion, car il ne se sentira pas concerné. Pire, vous risquez de voir des chaises vides le jour J.

En un mot, il est important de dresser la liste des invités en amont de l’entreprise. Bien entendu, cette étape dépend de beaucoup de paramètres.

Quels sont vos objectifs ?

Ce n’est pas un mystère puisque nous le répétons souvent dans nos articles, l’identification de vos objectifs est la première démarche à faire pour bien organiser un évènement d’entreprise.

Quelle sera la nature de l’évènement ?

C’est seulement après cette étape que vous pourrez déterminer la nature de votre petit séminaire. Séminaire de motivation pour récompenser vos meilleurs collaborateurs, séminaire managérial pour discuter de l’avenir de l’entreprise (nouvelles stratégies, restructuration…) et établir la liste des invités, etc.

Le thème, un paramètre à ne pas négliger :

Maintenant que vous avez défini vos objectifs et la nature de votre évènement, il va falloir trouver un thème qui accroche. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’un petit séminaire a tendance à s’oublier très vite. Aussi est-il important que vous trouviez une astuce pour marquer le coup. Et quoi de mieux qu’un thème à la mode comme les voyages, les sports…

Entourez-vous des bonnes personnes :

De la nature de l’évènement dépendra le choix des invités : les cadres d’un même département, l’équipe d’un même secteur d’activités, vos clients, vos partenaires…

Quid des invités lors d’un petit séminaire :

Comme le petit séminaire revêt un aspect intimiste, il s’agit de ne pas faire l’impasse sur les invités. En triant vos convives sur le volet, vous serez à même d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

Lancer un nouveau produit ou service :

Là, vos principaux invités seront vos clients, du moins quelques-uns d’entre eux. Des représentants pour être précis. Un petit-déjeuner de présentation peut très bien faire l’affaire. Surtout si vous avez un budget plutôt restreint. Sinon, optez pour un déjeuner dansant ou un cocktail dinatoire.

Fédérer l’équipe autour d’un même objectif :

C’est-à-dire convier les membres d’un même service ou d’un même département afin de leur indiquer ou d’étudier ensemble les stratégies à adopter pour atteindre les objectifs. Une journée d’étude (voire une demi-journée) suivie d’un déjeuner ou d’une activité ludique est un bon moyen d’attirer leur attention afin qu’ils répondent présents. Ou mieux pour les inciter à participer à la session de travail.

Motiver et récompenser les collaborateurs :

Un incentive sous forme d’activités ou de déjeuner est une bonne manière de féliciter vos meilleurs collaborateurs. Et les motiver dans leur travail. C’est également un évènement professionnel qui renforcera leur culture d’appartenance. Ce qui au final boostera leur productivité au bénéfice de l’entreprise.

Revoir les objectifs de l’entreprise :

Ici seuls les cadres décisionnaires ainsi que vos partenaires financiers sont conviés, car c’est l’organisation de l’entreprise qui est en jeu : fusion, restructuration, nouvelles activités, nouveaux postes, déménagement… Une réunion qui se déroule dans un espace atypique permet à la direction de faire partager ses visions à ses collaborateurs et à ses partenaires, de manière informelle, mais efficace.

Un intervenant externe : le clou du petit séminaire :

Pour donner de la motivation à vos collaborateurs lors de votre séminaire d’entreprise, la présence de guest-speaker ou d’une personnalité publique peut faire la différence. Et changer votre petit évènement professionnel en une manifestation d’exception.

Le guest-speaker :

Un guest-speaker ou un conférencier qui expose ses points de vue et partage ses expériences avec le reste de l’assistance. Ceci permet à l’entreprise de voir ce qui se passe ailleurs, et d’adapter ses plans d’action en fonction des tendances. Toutefois le choix du conférencier ne doit pas être pris à la légère. Ce dernier doit correspondre aux objectifs du séminaire. À titre d’exemple, un guest-speaker peut être un cadre dans une entreprise du même secteur d’activité que vous, un personnage politique, un journaliste, un économiste…

La personnalité publique :

Et si vous impressionniez vos collaborateurs en invitant une célébrité ? Un sportif de haut niveau, une grande star de cinéma ou de la chanson, un illustre écrivain, un artiste… non seulement incitent vos collaborateurs à répondre présents au séminaire, mais ils les encourageront également à participer à la réunion et aux activités proposées. Par ailleurs, la présence d’une personnalité connue favorisera l’écoute et l’attention, tout en donnant une autre dimension au petit séminaire. Généralement, la personnalité intervient en milieu ou à la fin de l’évènement.