Comment rester proactif en séminaire ?

En entendant le mot « séminaire », nous nous mettons à rêvasser et pour cause, les premières pensées qui nous viennent à l’esprit sont :voyage d’entreprise, dépaysement, visites touristiques et culturelles, activités sportives et détente… Cependant, il faut garder en tête que le séminaire n’est pas une colonie de vacances et que sa fonction première est de réunir les collaborateurs d’une entreprise dans le but de réaliser un projet précis.

La question qui se pose alors est la suivante : comment rester proactif en séminaire ? Entre les prises de notes, les astuces pour rester concentré, la participation active et la nécessité de prendre une pause, découvrez tous nos conseils pour rester efficace.

Conseil N° 1 : bien préparer sa prise de notes

Si votre séminaire est bien préparé (nous sommes certains qu’il l’est !), vous devez déjà connaître les sujets qui y seront abordés. Alors, n’attendez pas le jour J pour vous pencher dessus, soyez proactif et impressionnez vos supérieurs en préparant dès maintenant votre prise de notes.

Comment et pourquoi préparer sa prise de notes ?

Préparer sa prise de notes, c’est faire le point sur ce que l’on sait pour ne pas passer pour un parfait ignorant et dans la mesure du possible, préparer une série de questions pour être parfaitement dans le bain.

Enfin, cela peut vous paraître enfantin, mais se munir de stylos de couleurs se révèle être un moyen efficace pour rester concentré. Eh oui, il n’y a rien de plus ennuyeux qu’une encre noire sur du papier blanc !

Prise de notes rime avec écoute

Qui dit prise de notes dit écoute active. Cela signifie bien écouter son interlocuteur (aussi bien l’animateur du séminaire que le collègue qui émet un avis) et ne pas l’interrompre.

En effet, en agissant ainsi, vous empêchez votre interlocuteur de vous transmettre des informations importantes ou ses compétences. De plus, c’est très impoli, car vous coupez l’animateur dans son élan.

Cela signifie également ne pas se précipiter pour rédiger des notes. Le mieux est de prendre quelques notes UTILES pour pouvoir se concentrer sur les propos de l’animateur et être certain de saisir l’ensemble du point développé.

La rédaction du compte-rendu : une tâche prioritaire

N’attendez pas d’être de retour à la maison ou au bureau pour rédiger le compte-rendu : le thème du séminaire a beau être passionnant, votre mémoire finira irrémédiablement par vous jouer des tours.

Notre conseil : relisez immédiatement vos notes après la réunion, complétez les blancs et réécrivez les passages griffonnés. N’oubliez pas ensuite de structurer vos notes en dégageant les titres et les sous-titres.

Conseil N° 2 : éloigner toute forme de distraction

Quand on parle de distraction, on pense immédiatement au smartphone. Il faut dire que cet outil qui a envahi notre quotidien est également pointé du doigt sur notre lieu de travail, en particulier lors des réunions ! Si, si, ne faites pas celui qui n’est pas concerné. Qu’on le veuille ou non, le smartphone est notre pire ennemi au bureau.

Une étude réalisée par Kaspersky Lab a démontré que notre concentration augmente de 26 % lorsque nous n’avons pas notre téléphone portable à portée de main. Et une autre étude réalisée par Opinionway a révélé que 44 % des salariés n’utilisent pas leur smartphone pour prendre des notes, mais plutôt pour consulter leurs e-mails, en envoyer à leur tour, travailler sur des dossiers ou tout simplement surfer sur Internet.

Autre point : la place que vous occupez pendant la réunion de travail est cruciale. Si vous vous asseyez près d’une fenêtre ou d’un lieu de passage, il y a de fortes chances pour que vous n’arriviez pas à vous concentrer. Pour gagner en concentration et en efficacité, il est conseillé de se placer face à l’animateur pour pouvoir maintenir un contact visuel avec lui.

Conseil N° 3 : participer activement à la réunion

Comme nous venons de le voir, la clé de la proactivité réside dans l’écoute. Mais ce n’est pas tout. Pour rester proactif en séminaire, il faut aussi participer aux débats, poser des questions, faire des commentaires, soulever des points qui vous intéressent ou qui n’ont pas été évoqués… De cette manière, vous resterez concentré tout au long de la réunion. Bien entendu, il ne s’agit pas d’interrompre l’animateur ou vos collègues de travail. Cela irait à l’encontre de vos objectifs.

Vous trouvez que la réunion est « ennuyante à mourir » ? Adoptez la « positive attitude », car nous en sommes certains, il y a forcément quelque chose de bon à en tirer. Pensez-y, c’est sûrement l’occasion d’apprendre de nouvelles choses sur votre entreprise, sur sa politique, sur les clients ou encore les fournisseurs…

Conseil N° 4 : profiter de la pause pour se déconnecter

Les pauses sont indispensables : elles vous permettent de vous aérer le cerveau et de reprendre des forces. Pour en profiter au mieux, déconnectez-vous complètement du travail. Cela signifie ne pas utiliser vos précieuses minutes de pause pour consulter votre boîte de réception, envoyer des e-mails ou encore passer des coups de fil professionnels.

Par ailleurs, profitez de vos quelques minutes de pause pour vous lever et faire une petite marche, histoire de vous dégourdir les jambes (il est scientifiquement prouvé que rester assis pendant plusieurs heures d’affilée est mauvais pour la santé). Et pour les plus dynamiques d’entre vous, vous pouvez même utiliser votre pause pour faire des petits exercices.

Enfin, vous en profiterez pour vous hydrater et prendre un encas sain. Petit conseil : évitez les aliments riches en glucides et à haute teneur énergétique qui vous donnent envie de dormir (par exemple les gâteaux, les tartes, les petits biscuits et les sucreries en général). Le mieux étant de consommer des fruits (secs ou frais), des légumes ou des produits laitiers (fromages, yaourts, etc.).

Pour ce qui est de la boisson, vous pouvez vous servir une tasse de thé ou de café (idéalement sans sucre) ou encore un verre de jus de fruits. C’est à vous de voir en fonction de vos préférences. Mais bon, vous n’avez pas besoin de nos conseils pour vous rendre vers le buffet de la salle de pause, votre estomac étant un excellent conseiller !